Monfragüe virtual: Proyecto TIC para la gestión telemática de un centro educativo

27 Mayo 2021
José Manuel Diez Moronta
Buenas prácticas y uso de las tecnologías

A partir del 13 de marzo de 2020 con el comienzo del confinamiento y la enseñanza online se planteó la necesidad de garantizar la gestión del centro educativo, la coordinación y la garantía de una comunicación fluida entre todos los miembros de la comunidad educativa. Con estos objetivos creamos “MONFRAGÜE VIRTUAL” En aquellos momentos la mayoría de los miembros de la comunidad educativa no teníamos experiencia en una enseñanza puramente online y la adaptación a este nuevo método de enseñanza resultó duro y difícil para todos.

La pandemia nos obligó a un confinamiento forzoso y condicionó las comunicaciones con el alumnado y con el resto de los miembros de la comunidad educativa; pasamos del modo presencial clásico a una comunicación cien por cien telemática en un breve lapsus de tiempo.

Tuvimos que replantearnos la gestión del centro y diseñar una solución telemática en relación a tres ámbitos básicos de actuación:

Comunicación con el alumnado y familias (metodologías online, control de contenidos y tareas).
Gestión y coordinación de los órganos de gobierno del centro.
Administración del centro.

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Diseño del proyecto

Partiendo de los ámbitos de actuación marcados y teniendo en cuenta que la solución iba a ser usada por todos los miembros de la comunidad educativa (alumnado, familias, profesorado, personal de administración) y en muchos casos sin conocimientos profundos de informática debía cumplir una serie de condiciones básicas:

Multiplataforma. Accesible desde cualquier equipo o lugar.
Debía ser implementada de una manera rápida con herramientas de baja complejidad.
Entorno de usuario sencillo, intuitivo y eficaz.
Solución flexible y adaptable.

Implementando nuestro proyecto…. de la necesidad a la realidad

A la vista de las condiciones a cumplir se decidió que la página WEB corporativa del centro resolvía el acceso multiplataforma y la accesibilidad desde cualquier lugar y equipo, con el punto a su favor del estar familiarizados con el entorno Joomla por parte del personal encargado de su programación (Coord. TIC, Tco Informático y equipo de dirección) además des ser el nudo central al que todos los miembros de la comunidad educativa tienen acceso.

Coordinación pedagógica. Comunicación docente- alumno/familias. Orientación

Este apartado se subdividirá en tres líneas de actuación:

a) Gestión de tareas y horarios telemáticos

Metodología:        Uso de documentos colaborativos (Google-Docs / Drive / G_Suite)

Desarrolladores:    Equipo de dirección / Coord. TIC / Tco. Informático

Usuarios:        Docentes / Alumnos / Familias

Requisitos:        Cuentas Educarex, Navegador WEB

Evaluación:        Cuestionarios Google usuarios / CCP / Claustro

Ya partíamos de un punto inicial en el cual el profesorado optaba por diversos canales; enviando tareas por Rayuela, Classroom o Scholarium; comunicándose directamente por mail, utilizando las cuentas de Educarex, videoconferencias vía MEET e incluso por WhatsApp. En aquel momento, sin una normativa oficial que regulase algunos aspectos de la educación telemática, se observó que esta variedad de canales hacía que la información sobre las tareas que debían realizar, así como fechas de entrega, pruebas online, horarios de videollamadas, etc llegara a los alumnos de distintas formas, a distintas horas, en distintos días, y eran ellos quienes debían organizar toda esta información. Esta situación suponía un aspecto negativo en el proceso enseñanza-aprendizaje en vía telemática que debía ser resuelto. Además, desde el punto de vista del profesorado al no existir una realimentación directa e inmediata con el grupo clase no existía un control de la carga real de trabajo que se estaba asignando al alumnado.

Pensando en una forma práctica para poder ayudarles a organizar y tener una visión global de las tareas asignadas telemáticamente. Comenzamos creando un documento compartido en Google Docs, al que tuvieran acceso tanto profesores como alumnos, en el que cada docente, los fines de semana, escribiría la planificación pedagógica (tareas, contenidos ...) de cada grupo para la semana entrante. Este documento serviría al docente como un hoja del planificación de tareas a una semana vista.

Además, era necesario que el acceso a dicho documento fuera sencillo, intuitivo y eficaz. Usando la WEB del IES Parque de Monfragüe se configuró un enlace https://cutt.ly/3ldwF9D desde donde acceder a esta información. Podemos encontrar este documento en el menú superior de nuestra página web; dentro de Aulas Virtuales / Salas de Reuniones / Grupos del Centro. Allí accedemos a las HOJAS DE TAREAS POR GRUPOS DEL CENTRO. Y accediendo a cada grupo del centro vemos todas las tareas semanales del grupo.

Este curso escolar, seguimos manteniendo abierto este recurso, y hemos hecho uso de él en las 2 semanas posteriores a Navidad, cuando estuvimos con enseñanza online. Además, en la hoja de cada grupo se añade el horario de videollamadas (que este año venía fijado por una instrucción), horario que también podemos encontrar directamente accediendo a ese mismo menú, Aulas Virtuales; Salas de Reuniones y enlace HORARIO TELEMÁTICO.

Obviamente, los padres también tienen acceso a este documento de tareas, lo que les ayuda a hacer un seguimiento del trabajo de sus hijos de una manera sencilla.
Gestión de tareas y horario telemáticos
Tutorías online
Orientación académica a familias (Dpto Orientación) modo virtual
b) Tutorías online

Metodología: Classroom / MEET / Chats G Suite

Desarrolladores: Dpto Orientación / Coord. TIC / Tco. Informático

Usuarios: Alumnos / Tutores

Requisitos: Cuentas Educarex , Navegador WEB

Desde el inicio del confinamiento, elaboramos un Classroom por niveles de la ESO para los tutores y ellos a su vez crearon uno para su grupo, exclusivamente para la tutoría. En él se comparten los materiales que se ven en las sesiones de tutoría y que comentamos en las reuniones semanales con orientación. De esta manera los profesores pueden ir intercambiando opiniones de las diferentes actividades a lo largo de la semana, añadiendo algún material e incluso dar alguna recomendación a los compañeros sobre qué cuestiones han funcionado mejor cuáles no acerca de los temas tratados. Hay un feedback constante.

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c) Orientación académica a familias (Dpto Orientación) modo virtual

Metodología: Blogs /video conferencias MEET

Desarrolladores: Dpto Orientación / Coord. TIC / Tco. Informático

Usuarios: Alumnos / Familias

Requisitos: Cuentas Educarex (recomendable) , Navegador WEB

Enlace: https://orientamonfrague.wordpress.com/

Evaluación: Cuestionarios Google ( https://forms.gle/w9d813MjVmZrgWLk6)

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El departamento lleva utilizando durante varios años un blog para dar información a las familias acerca de los temas que trabajamos en las tutorías con los alumnos. https://orientamonfrague.wordpress.com/, con el objetivo de que los padres hablen con sus hijos las mismas cuestiones que tratamos en el instituto. Comenzamos en el 2016 y hemos tenido cerca de 60000 visitas. A través de él también realizamos cuestionarios en google, por ejemplo para conocer cómo han funcionado cuestiones concretas del instituto durante el confinamiento, qué habitos tienen en las familias respecto a la alimentación, etc. De esta manera les hacemos partícipes del día a día del instituto de una forma sencilla y nos ayudan a mejorar. https://forms.gle/w9d813MjVmZrgWLk6 Las reuniones con los padres se han llevado a cabo vía meet y en ellas ha participado en ocasiones personal no docente del centro, como la administrativa para aclarar cuestiones burocráticas, por ejemplo de la EBAU.

Gestión y coordinación de los órganos de gobierno del centro

Metodología: Uso de zonas virtuales de reunión (G_Suite / Chats / Drive / / MEET)

Desarrolladores: Equipo de dirección / Coord. TIC / Tco. Informático

Usuarios: Docentes

Requisitos: Cuentas Educarex, Navegador WEB

Evaluación: Cuestionarios Google /Claustro / Consejo Escolar

Enlaces:

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Por otro lado, necesitábamos comunicarnos entre nosotros, profesores, y para ello, en ese mismo apartado de Aulas Virtuales, tenemos los enlaces DEPARTAMENTOS y TUTORES.

En el submenú DEPARTAMENTOS, vemos el listado de los Departamentos del centro, con un enlace para cada Departamento a una Sala Chat, creada con Google Chats. Los profesores de cada Departamento podían escribir en el chat sus dudas o reflexiones, y también podían lanzar una videollamada y hacer reuniones virtuales de Departamento.

Y en el submenú TUTORES hay enlaces a Salas chat, esta vez organizados por grupos, para que los profesores de cada grupo reciban información o hagan reuniones virtuales.

Además, hemos creado salas de chat para Claustro, CCP, equipo directivo, coordinación TIC a las que ya no hay acceso directo desde la web, en la que compartimos el acta de la sesión anterior, la convocatoria y planteamos todas las dudas.

Obviamente cada profesor sólo está dado de alta en las salas a las que pertenece, por docencia a un grupo, pertenencia a un departamento, a la CCP y al Claustro.

Como conclusión, de manera genérica lo que se implementó fue una serie de Salas de Reunión o Salas de Chats virtuales donde poder trabajar de manera colaborativa y que sirviese de centro neurálgico para la coordinación de los distintos grupos de trabajo del centro: miembros de los departamentos, tutores por nivel, claustro, CCP, equipo de dirección y coordinación TIC. El objetivo era no parar el funcionamiento del centro dinamizar las relaciones entre los distintos miembros de la comunidad.

Administración telemática del centro (Secretaría Virtual)

En este ámbito de acción se trata la relación del centro con la comunidad educativa (alumnos, padres, docentes, personal no docente y administración) de manera telemática.

Metodología: G-Suite /Formularios / Drive / Auto Crat (pdf) / Auto Crat (email)

Desarrolladores: Equipo de dirección / Coord. TIC / Tco. Informático

Usuarios: PAS /Alumnos / Familias / Docentes /

Requisitos: Navegador WEB

Evaluación: Cuestionarios Google usuarios / Consejo Escolar / Claustro

Enlace: https://iespdemonfrague.educarex.es/index.php/secretaria/impresos-de-matricula/matricula-eso

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La plataforma Rayuela, con sus herramientas propias, resuelve gran parte de los trámites y comunicaciones oficiales pero se observó que no permitía la presentación telemática de matrículas y ciertas instancias como son solicitudes de títulos, bajas de matrícula etc.

Para solventar la laguna de la presentación de matrículas se confeccionaron formularios en formato pdf descargables desde la WEB los cuales una vez rellenos digitalmente se presentaban vía email. (Ver video https://youtu.be/LPXvIFJ82qU)

Para hacer el proceso más sencillo e intuitivo durante este curso escolar (20-21) se han programado formularios en la plataforma G_Suite por niveles. Una vez rellenos se exportan automáticamente a formato pdf y son enviados a la secretaría del centro. Esta utilidad, ya desarrollada, se activará para la matrícula del curso 21-22.